A área de procurement é uma parte essencial de qualquer negócio.
Uma empresa precisa adquirir vários bens e serviços de diferentes fornecedores, e para que uma organização seja mais lucrativa, é indispensável que ela mantenha os custos baixos – o que inclui a função de um profissional de procurement.
Os objetivos estratégicos de uma empresa são alcançados com a ajuda de um processo de compras bem-definido. Para isso, é essencial que as melhorias sejam feitas com frequência após a avaliação dos processos atuais.
Melhorar a eficiência e a eficácia de Procurement é um processo contínuo e a otimização de processos só traz benefícios, além de trazer mais facilidade às rotinas operacionais, também reduz custos.
Definição de um processo de compras
O processo de compras é uma sequência de etapas ou atividades identificadas e realizadas por uma empresa — desde a identificação das necessidades de aquisição até o faturamento e pagamento de bens e serviços necessários.
Por que um processo é necessário?
Os processos de compras são essenciais para as empresas porque podem ter um impacto direto no lucro, nos gastos e na economia. Uma meta principal do processo de procurement é atingir a máxima eficiência e valor ao garantir bens e serviços para a empresa.
A seguir, você vai conferir dicas para otimizar alguns processos na área de procurement para, assim, garantir o crescimento e a lucratividade da sua empresa. Acompanhe!
Dicas para melhorar o processo de compras
1. Centralize suas informações
Ter suas informações espalhadas torna a coleta de informações muito difícil, por isso, você precisa centralizar as informações.
Independentemente de serem informações de fornecedores, contas a pagar ou detalhes do estoque, a centralização de informações é essencial.
Ela torna a coleta, armazenamento, atualização e recuperação de dados fácil e rápida, e ajuda na tomada de decisões importantes.
Com a BPool, plataforma de contratação de serviços de marketing para empresas, essa etapa do processo se torna mais simples e descomplicada. A plataforma é um meio de atualizar os serviços e fornecedores de comunicação de maneira rápida e flexível, através de um workflow simples e centralização da homologação, contrato e pagamentos na entidade legal única da plataforma.
2. Crie uma Política Padrão de Compras
O próximo passo é padronizar a política de compras.
Comprar materiais para sua empresa torna-se simples quando existe um processo de compras estabelecido – em vez de personalizar cada processo com base em suas características únicas, é melhor seguir um conjunto de regras que são criadas para todas as comprsas de produtos ou serviços.
A padronização traz consistência, pois todos os membros da equipe podem seguir as mesmas regras e procedimentos.
3. Identifique os processos que não funcionam
A identificação de processos que não funcionam é uma das medidas mais importantes e necessárias para melhorar os processos de compras e isto pode ser feito através da revisão dos processos atuais.
Verifique o que está causando atrasos ou gargalos e quanto custa à sua empresa financeiramente. Examine também seáreas específicas podem ser melhoradas, e assim por diante.
4. Estabeleça um Sistema de Feedback
Para alcançar a etapa mencionada acima, é ideal receber feedback da equipe e de outros membros da empresa, pois são eles que realmente estão realizando o processo. O feedback pode incluir pesquisas informais e a medição de KPIs. Assim, você pode aprender com os erros e otimizar o processo após cada compra.
Isto pode ajudá-lo a melhorar continuamente suas políticas e processos.
5. Melhore as negociações
Não é fácil manter tanto os fornecedores quanto sua empresa felizes, mas isso pode ser feito através de um planejamento estratégico, assim, você pode construir bons relacionamentos com as negociações.
Negociações significam contratos, enquanto no passado eram necessários vários e-mails, levando à confusões nas trocas de mensagens, hoje esse processo pode ser evitado implementando uma plataforma para a gestão de contratos.
Utilizando a BPool para contratar serviços da área de marketing da empresa, toda a parte de contrato e negociação é feita através da plataforma. Assim, você faz a gestão de vários fornecedores em um único lugar. Uma vez que a plataforma já está parametrizada com todos os acordos feitos com procurement, possui escopos e preços pré-definidos e um algoritmo de matching preciso para conectar cada projeto ao parceiro especialista naquela disciplina e mercado. Sem idas e vindas de negociações.
Mantenha seu processo de compras em uma única plataforma
A plataforma BPool, centraliza a curadoria, a contratação e a gestão de múltiplos serviços de marketing para empresas. Entre os serviços oferecidos na plataforma estão Campanhas, Consultoria, ESG, Trade Marketing, Criação de Sites, Identidade Visual, Live Marketing e muito mais.
Para as áreas de Procurement, a BPool proporciona economia e ganho de eficiência ao mesmo tempo em que aumenta o controle, a inteligência de dados nos investimentos de marketing e o compliance. Isso porque, o modelo EGM permite a centralização de processos desde o planejamento da campanha até o pagamento dos fornecedores, gerando economia de tempo, custo e recursos para todas as partes envolvidas.
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